北京市财政局关于转发财政部一般消费税和一般增值税退付申报及审批办法的通知
北京市财政局
北京市财政局关于转发财政部一般消费税和一般增值税退付申报及审批办法的通知
北京市财政局
中央在京企业、市属各局(总公司)、市国家税务局、市地方税务局、人民银行分金库、各区县财政局,各区县国家税务局、地方税务局,市食品工贸集团、供销社畜牧总公司:
现将财政部(94)财商字第278号“关于印发《一般消费税和一般增值税退付申报及审批办法》的通知”转发给你们,并结合北京市情况补充说明如下,请一并遵照执行。
一、退税范围
根据财政部、国家税务总局(94)财预明电字第3号“关于对商业批发肉、禽、蛋、水产品的蔬菜和业务如何征收增值税问题的通知”,目前只对国有、集体、商业企业批发肉、禽、蛋、水产品和蔬菜的业务,过去享受免税照顾的现在按规定征收增值税。为保证“菜蓝子”商品的市
场供应,稳定市场价格,对增加的这部分增值税,在一定期限内由财政返还给企业。
其他企业的退税以财政部下达的文件为准。
二、“退税”的申报和审批
(一)企业申请“退税”需填写“一般消费税或一般增值税退付申请书”,并付书面申请和已纳税缴款书原件、复印件各一份。中央在京企业在备齐上述资料后直接到财政部驻北京市财政局中央企业驻厂员处(以下简称中企处)办理退税手续。市属企业要先报主管部门进行初审、盖章
、汇总后报市财政局局主管处室,审查、签署意见,然后转由中企处办理退税。区、县属企业报区、县主管部门进行初审、盖章、汇总后报区、县财政局主管科、审查、签署意见,报中企处办理退税手续。
三、几个需明确的问题
(一)“退税”从1994年1月1日起开始计算,凡1994年1至3月批发、零售、退税商品和非退税商品分不清的暂不退税。从1994年9月1日开始,各单位对退税产品的批发业务,单独记帐、核算。
(二)根据企业纳税情况,实行按月“退税”。中企处在收到企业申请之日起10日内做出答复。
(三)建立一般消费税和一般增值税退税月报制度,每月终了后5日内,将上月退税金额,按预算级次填写,分别报送:中央在京企业报中企处一份,市属各主管部门和区县财政局分别报中企处和有关处各一份,以便及时与金库核对(表式附后)。
(四)“退税”工作是一项既严肃,又复杂、细致的工作,主管部门要严格把关,各单位一定要加强对“退税”经办人员的管理,对玩忽职守,骗取“退税”,徇私舞弊,导致财政收入流失,要追究当事人和有关领导的责任。财政部门有权对退税单位随时进行检查,一经但发现有骗取
“退税”行为的,将依照《国务院关于违反财政法规处罚的暂行规定》进行处理。
(五)本“通知”由中企处负责解释,自文件下发之日起执行。
(六)中企处办公地址:宣武区(虎坊桥)福州馆街4号,邮编100052,电话3035144、3010830,联系人:牛文敏。
附件:财政部印发《一般消费税和一般增值税退付申报及审批办法》的通知〔(94)财商字第278号〕
国务院有关部委,国家税务总局,中国人民银行,中央总金库,各省、自治区、直辖市及计划单列市财政厅(局)、税务局、分金库:
为切实做好一般企业消费税、增值税的退付工作,我部制定了《一般消费税和一般增值税退付申报及审批办法》,现印发执行。
附:一般消费税和一般增值税退付申报及审批办法
第一条 为落实财政部、国家税务总局、中国人民银行《关于税制改革后对某些企业实行“先征后退”有关预算管理问题的暂行规定的通知》(94)财预字第55号),规范一般消费税和一般增值税退付(以下简称“退税”)申报和审批工作,制定本办法。
第二条 “退税”以国务院和财政部有关规定为依据。
第三条 “退税”的申报和审查核批必须遵循依法办理、实事求是、严肃认真、提高效率的原则。
第四条 企业申请“退税”须向财政部驻纳税地中央企业财政驻厂员处(组)书面申请,提出申请退税的依据,附报退税申请书(表式见附表一至四),并提供已纳税款的缴款书原件和复印件一份。
退税申请书由省(自治区、直辖市、深圳市)中央企业财政驻厂员处(以下简称省中企处)统一印制。
第五条 未设中央企业财政驻厂员机构的市(地),由各省中企处委托该市(地)财政局受理当地企业“退税”申请。企业距市(地)中央企业财政驻厂员处(组)或财政局较远,办理“退税”不方便的,可由市(地)中央企业财政驻厂员处(组)或上述财政局委托企业所在县(市)
财政局代理有关工作,报省中企处备案。
受委托的市(地)、县(市)财政部门在退税业务工作上应接受省中企处的指导和管理。
第五条 未设中央企业财政驻厂员机构的市(地),由各省中企处委托该市(地)财政局受理当地企业“退税”申请。企业距市(地)中央企业财政驻厂员处(组)或财政局较远,办理“退税”不方便的,可由市(地)中央企业财政驻厂员处(组)或上述财政局委托企业所在县(市)
财政局代理有关工作,报省中企处备案。
受委托的市(地)、县(市)财政部门在退税业务工作上应接受省中企处的指导和管理。
第六条 企业“退税”申请,应在解缴税款并收到国库(经收处)收款盖章后退回的缴款书(收据联)3月后提出;企业两次报送“退税”申请书的时间间隔一般不少于15天。
第七条 各市(地)中央企业财政驻厂员处(组)(含第五条中所指的市(地)财政局和县(市)财政局,以下统称“退税申请受理单位”)接到企业的退税申请后,必须就以下内容进行认真初审:
1.报送的有关资料是否齐全、真实;
2.申请退税的依据是否充分;
3.申请退付的税款金额是否正确;
4.申请退付的税款是否已经入库(按不少于申报金额10%的比例或对数额在10万元以上的缴款书与税务部门、金库核对)。
第八条 对经初审后符合“退税”条件的,“退税申请受理单位”在企业申请“退税”的书面报告和“退税申请书”上分别签署意见,连同企业报送的缴款书复印件一并报送省中企处。
第九条 对企业报送的申请“退税”的资料不全、依据不充分、数据不准确或税款尚未入库的,“退税申请受理单位”应将情况通知该企业。
第十条 各“退税申请受理单位”必须及时办理企业“退税”申请。向省中企处报送审查意见或通知企业本办法第九条有关事项的时间,一般应在收到企业“退税”申请的6日内完成。
第十一条 省中企处收到“退税申请受理单位”报送的对企业“退税”申请的核实意见和有关附件后,应进行认真核实,并根据审核结果正式行文对“退税申请受理单位”下达准予退付或不予退付的批复,并将企业申请退税的书面报告和退税申请书第一、二联及缴款书复印件同时退给
“退税申请受理单位”。
省中企处对“退税”申请的批复,抄送该企业所在地国库、税务、财政机关各一份。
省中企处对企业“退税”申请作出的批复,从“退税申请受理单位”收到该申请之日算起,不得超过10天(不含“退税申请受理单位”邮件在途时间)。
第十二条“退税申请受理单位”收到省中企处“退税”的批复文件后,对准予退付的税款,开具“收入退还书”(由省级中企处按《国家金库条例实施细则》所附格式十一印制)。
“收入退还书”按以下要求填写:
1.收款单位方,“全称栏”填写退付对象的名称:“帐号栏”填写退付对象在开户银行的帐号;“开户银行栏”填写上述开户银行名称。
2.退款单位方,“机关全称栏”填写财政部、××省财政厅(局):“预算级次栏”的填写视所退税种而定,如所退税款是增值税,则填写中央级75%,省(市、县)级25%(根据当地财政体制确定),如所退税款是消费税,则填写中央级;退款国库栏填写中央国库××分库(
或中央国库××支库,中央国库××中心支库)、××地方国库(与预算级次栏衔接)。
3.“预算科目栏”按规定的科目填写。
4.“金额栏”按省中企处准予退付的金额填写。
5.“退税原因栏”填写退税的文件依据和省中企处批复文件的名称及文号。
第十三条 “退税申请受理单位”开具的“收入退还书”,加盖印章后,连同省中企处的批复文件,送当地国库办理税款退付事宜。收到国库办理退付并盖章退回的“收入退还书”后,将缴款书原件加盖“已退付”专用章,连同“退税申请书”第一联退还企业。
第十四条 各省中企处未批准的“退税”申请,由“退税申请受理单位”在接到该批复后及时通知企业,并按省中企处要求办理其他有关事宜。
第十五条 “退税申请受理单位”和当地国库应按月核对“退税”金额,并报告退库情况。
(一)每月终了后2日内,国库将“退付一般增值税”和“退付一般消费税”的金额及“预算级次”通知“退税申请受理单位”。
(二)“退税申请受理单位”将本机构同期记录的“退税”数额与国库的通知数额进行核对(如有问题应签明原因,会同国库进行纠正),并填制“一般消费税、一般增值税退付月报”(表式见附表五),于月度终了后5日内报送省中企处。
(三)省级中企处对“退税申请受理单位”报送的“一般消费税、一般增值税退付月报”及时进行审查、汇总,编写文字说明后于每月终了后5日内(节假日顺延)报财政部。
第十六条 省中企处和市(地)中央企业财政驻厂员处(组)应设立专门机构,配置专门人员负责“退税”的审查和核批等事宜,代行中央企业财政驻厂员机构“退税”审查职能的市(地)、县(市)财政局应指定专门人员从事此项工作,并将所定人员的名单报委托单位备案。
第十七条 省中企处和“退税申请受理单位”必须设置有关帐册,对企业“退税”申请书及有关资料的受理、审查、呈报或退还,及“退税”申请的批复,“收入退还书”的填制与送达国库,“退税”数额的对帐等各个环节实行严密细致的登记,并建立健全档案管理制度,妥善保管有
关帐册、资料。
第十八条 中央企业财政驻厂员机构和有关市(地)县财政部门必须严格执法,对发现的骗取“退税”的行为,由省中企处依照《国务院关于违反财政法规处罚的暂行规定》进行处理,触犯刑律的移交司法机关,并随时向财政部报告。
第十九条 省中企处应加强对“退税”审查核批工作的领导和考核,建立健全岗位责任制,加强对“退税”经办人员的管理和监督,对玩忽职守、徇私舞弊,导致财政收入损失,或办事推诿、敲诈勒索,造成恶劣影响的,随时向财政部报告情况,严加追究当事人及有关领导的责任,触
犯刑律的,移交司法部门处理。
第二十条 有关企业对省中企处“退税”工作提出的行政复议申请由财政部受理;对“退税受理单位”“退税”工作提出的行政复议申请,由省中企处受理。
第二十一条 省中企处要对“退税”工作及时进行总结,定期以书面形式向部作专题汇报。
附表一:
编号: 一般消费税退付申请书(表式) 金额单位:元(保留到分)
-------------------------------------------------------
| 申请企业名称(公章) | |
|-----------------------------|____市(地)中企处(组)(____市(地、|
| 收款国库(经收处): |县)财政局于 年 月 日收到本申 |
|-----------------------------|请书,经初审,意见如下: |
|附|缴款书编号|国库收款日期|金额|据以退税文号|应退税额| |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|缴| | | | | |(注“同意”或“不同意”字样及不同意的原因) |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|款| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|书| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|原| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|件| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|和| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|复| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|印| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|件| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|各| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
| | | | | | | |
| |-----| |--|------|----|-----------------------|
| | | | | | |退税金额合计: |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|份| 合 计 | ××× | | ××× | |经办人: 单位领导: (单位公 |
|-----------------------------|章)送(寄)出日期: |
| 填制日期: 送(寄)出日期: | |
|------------------------------------------------------
| 于 年 月 日收到省中企处的批复文件和返回的本申请书,于 年 月 日将“收入退还书”送达
|____库,该国9库已于 年 月 日应退税款________元划到你单位帐户。
| 经办人: 送(寄)出日期:
-------------------------------------------------------
--------
____省中企|
处于 年|第
月 日收到 |一
本申请书,经 |联
审核 元 |由
退付。 |《
|退
|税
|申
|请
|受
|理
|单
|位
|》
|退
经办人: |申
|报
单位领导: |退
|税
单位公章: |企
|业
送(寄)出日 |(
|白
期: |纸
|黑
|油
|墨
(省中企处批 |)
|
复申请的文 |
|
件是: ) |
-------|
|
|
|
-------|
(制表尽寸11公分×17.5公分)
说明:1.本申请书一式三联,第一联由“退税申请受理单位”退申报退税企业,第二联由“退税申请受理单
位“留存,第三联由省中企处留存。
2.编号由企业按年度顺序编号,如1994-1”、“1995-8”。
3.省中企处在本申请书上的意见,不能取代正式的批复文件。
4.省中企处意见栏“退付”之样之前的空栏填写“准予”或“不予”。
附表二:
《一般消费税退付申请书》二、三联用途、颜色及下栏书写内容
--------------------------------------------
| |第
| |二
| |联
| 于 年 月 日收到省中企处的批复文件和返回的本申请书,于 年 月 日 | 白
|将“收入退还书”送达____库,该国库于 年 月 日将应退税款划收款单位帐户。|退理纸
| |税单蓝
| |申位油
| |请留墨
| 经手人 第一联送(寄)的出日期: |受存
--------------------------------------------
--------------------------------------------
| |第
| (空白) |三
| |联白
| | 纸
| |省红
| |中油
| |企墨
| |处
| |留
| |存
--------------------------------------------
附表三:
编号: 一般增值税退付申请书(表式) 金额单位:元(保留到分)
-------------------------------------------------------
| 申请企业名称(公章) | |
|-----------------------------|____市(地)中企处(组)(____市(地、|
| 收款国库(经收处): |县)财政局于 年 月 日收到本申 |
|-----------------------------|请书,经初审,意见如下: |
|附|缴款书编号|国库收款日期|金额|据以退税文号|应退税额| |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|缴| | | | | |(注“同意”或“不同意”字样及不同意的原因) |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|款| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|书| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|原| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|件| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|和| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|复| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|印| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|件| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|各| | | | | | |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
| | | | | | | |
| |-----| |--|------|----|-----------------------|
| | | | | | |退税金额合计: |
| |-----|------|--|------|----|-----------------------|
|份| 合 计 | ××× | | ××× | |经办人: 单位领导: (单位公 |
|-----------------------------|章)送(寄)出日期: |
| 填制日期: 送(寄)出日期: | |
|------------------------------------------------------
| 于 年 月 日收到省中企处的批复文件和返回的本申请书,于 年 月 日将“收入退还书”送达
|____库,该国9库已于 年 月 日应退税款________元划到你单位帐户。
| 经办人: 送(寄)出日期:
-------------------------------------------------------
--------
____省中企|
处于 年|第
月 日收到 |一
本申请书,经 |联
审核 元 |由
退付。 |《
|退
|税
|申
|请
|受
|理
|单
|位
|》
|退
经办人: |申
|报
单位领导: |退
|税
单位公章: |企
|业
送(寄)出日 |(
|白
期: |纸
|黑
|油
|墨
(省中企处批 |)
|
复申请的文 |
|
件是: ) |
-------|
|
|
|
-------|
(制表尺寸11公分×17.5公分)
说明:1.本申请书一式三联,第一联由“退税申请受理单位”退申报退税企业,第二联由“退税申请受理单
位“留存,第三联由省中企处留存。
2.编号由企业按年度顺序编号,如1994-1”、“1995-8”。
3.省中企处在本申请书上的意见,不能取代正式的批复文件。
4.省中企处意见栏“退付”之样之前的空栏填写“准予”或“不予”。
附表四:《一般增值税退付申请书》
二、三联用途、颜色及下栏书写内容
-----------------------------------
| |第
| 于 年 月 日收到省中企处的批复文件和返回的本 |二
|申请书,于 年 月 日将“收入退还书”送达____ |联
|_____库,该国库于 年 月 日应退税款划收 |退
|款单位帐户。 |税白
| |申纸
| 经手人 第一联送(寄)出日期: |请蓝
| |受油
| |理墨
| |单
| |位
| |留
-----------------------------------存
-----------------------------------
| |第
| |三
| (空白) |联白
| |省纸
| |中红
| |企油
| |处墨
| |留
| |存
-----------------------------------
附表五:一般消费税、一般增值税退付月报
制表单位:
单位:万元
制表日期:
-----------------------------------------
|退付一般消费税|退付一般增值税
部 门 |-------|--------
|本 月|累 计|本 月| 累 计
------------------------|---|---|---|----
合 计 | | | |
------------------------|---|---|---|----
| | | | |
------------------------|---|---|---|----
| | | | |
|--------------------|---|---|---|----
| | | | |
|--------------------|---|---|---|----
| | | | |
|--------------------|---|---|---|----
按 | | | | |
|--------------------|---|---|---|----
行 | | | | |
|--------------------|---|---|---|----
业 | | | | |
|--------------------|---|---|---|----
划 | | | | |
|--------------------|---|---|---|----
分 | | | | |
|--------------------|---|---|---|----
| | | | |
|--------------------|---|---|---|----
| | | | |
|--------------------|---|---|---|----
| | | | |
---|--------------------|---|---|---|----
| 国有企业 | | | |
|--------------------|---|---|---|----
按 | 集体企业 | | | |
|--------------------|---|---|---|----
所 | 私营企业 | | | |
|--------------------|---|---|---|----
有 | 中央股份制企业 | | | |
|--------------------|---|---|---|----
制 | 地方股份制企业 | | | |
|--------------------|---|---|---|----
性 | 中央和地方股份制企业 | | | |
|--------------------|---|---|---|----
质 | 中央联营企业 | | | |
|--------------------|---|---|---|----
划 | 地方联营企业 | | | |
|--------------------|---|---|---|----
分 | 中央和地方联营企业 | | | |
---|--------------------|---|---|---|----
按 | “菜蓝子”商品 | | | |
|--------------------|---|---|---|----
退 | | | | |
|--------------------|---|---|---|----
税 | | | | |
|--------------------|---|---|---|----
性 | | | | |
|--------------------|---|---|---|----
质 | | | | |
|--------------------|---|---|---|----
划 | | | | |
|--------------------|---|---|---|----
分 | | | | |
-----------------------------------------
说明:1.辽宁、山东、沂江、四川、福建报送月报时,应将大连、青岛、宁
波、重庆、厦门的数字单报一份(全省的月报中不剔除单列市)
2.12月份的月报代替年报,并附全年情况的分析报告和说明。
1994年9月15日
威海市行政执法档案管理办法
山东省威海市人民政府办公室
威海市人民政府办公室关于印发《威海市行政执法档案管理办法》的通知
威政办发 〔2008〕107号
各市、区人民政府,高技术产业开发区、经济技术开发区、工业新区管委会,市政府各部门、单位:
《威海市行政执法档案管理办法》已经市政府同意,现印发给你们,望认真遵照执行。
二○○八年十二月二十五日
威海市行政执法档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强行政执法档案管理,充分发挥行政执法档案在规范行政执法行为、推进依法行政工作中的积极作用,根据《中华人民共和国档案法》及有关规定,结合我市实际,制定本办法。
第二条 本市行政区域内,各级行政执法部门,法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织,以及受行政执法部门委托执法的机构(以下统称行政执法单位),均应当遵守本办法。
法律、法规、规章或国务院有关部门对行政执法档案管理另有规定的,从其规定。
第三条 本办法所称行政执法档案,是指在行政执法活动中形成的,具有保存和考查利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条 市档案行政主管部门和市政府法制工作机构依据各自职能,负责对全市行政执法档案管理工作进行监督和指导。
各市、区,高技术产业开发区、经济技术开发区、工业新区的档案行政主管部门和政府法制工作机构依据各自职能,具体负责各自辖区内行政执法单位的行政执法档案管理工作。
第五条 各行政执法单位应当建立健全行政执法档案的收集、整理、立卷、归档制度,提供档案工作必须的设施,配备专、兼职档案管理人员,加强行政执法档案的管理。
第六条 行政执法档案应当由行政执法单位集中统一管理,任何个人不得据为己有。
第二章 行政执法档案的归档范围
第七条 行政执法单位应当根据威海市档案局《关于加强专业档案管理工作的意见》的要求,将行政执法档案作为专业档案的类别进行归档。
第八条 行政执法单位应当将下列内容立卷归档:
(一)行政许可案卷。收录准予行政许可(含变更或延续行政许可,下同)或不予行政许可的书面决定、行政许可申请书、不予受理通知书、受理通知书、补正材料告知书、当场或实地检查材料、听取意见或听证通知书(告知书)、听证记录、招标(拍卖)情况材料、检验(检测、检疫)结果、专家评审(鉴定)意见、撤销(撤回)行政许可决定书、行政许可注销手续、行政复议或诉讼材料等。
(二)行政处罚案卷。收录行政处罚决定书、限期改正通知书、结案报告、集体讨论记录、立案报告及立案通知书、各种证据材料、保全材料、拟行政处罚的审查意见、行政处罚事先告知书、陈述申辩材料、听证告知书及通知书、听证记录、送达凭证、罚没款票据、暂缓或分期缴纳罚款的材料、行政复议或诉讼材料等。
(三)行政强制案卷。收录行政强制决定书、采取行政强制措施的批准文件、现场笔录、查封(扣押)或解除查封(扣押)清单、冻结或解除冻结存款决定书、督促催告的书面材料、当事人陈述申辩记录、代为履行材料、申请法院强制执行材料、法院裁定材料以及行政复议或诉讼材料等。
(四)行政检查案卷。收录检查结论、行政许可后的跟踪监督检查和日常巡回监督检查情况,包括现场勘查(书面检查)记录、询问笔录、现场采取的措施等。
(五)其他行政执法活动案卷。收录行政执法机关的确认、裁决、给付、奖励等结论性材料,当事人申请及提供的材料,有关证据材料,行政执法机关的审查意见,以及市档案行政主管部门规定的其他材料。
第三章 行政执法档案的整理
第九条 行政执法活动终结的,应当自终结后三十日内将案卷材料立案归档。
自行政执法决定作出之日起一年内未执行完结的案件,已形成的记录,应当由行政执法单位指定机构予以登记,集中管理。
第十条 行政执法档案应当装订成卷,实行一案一卷、一卷一号。
对不定期的、某一类对象进行的执法检查,应以本次检查活动为一案归档;对定期的、同一对象进行的执法检查,应以年度为单位将对该对象的检查情况作为一案归档。
对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的行政执法档案,可以实行一案二卷,即正卷和副卷。卷内材料,应当按照结论、决定、结案处理性文件在前,依据材料在后;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后的顺序排列。其他材料应依其形成规律或特点,按有关规定排列。
第十一条 行政执法档案的卷内材料应当按顺序,采用阿拉伯数字依次编写页码或件号,并统一在有实际内容的每页材料正面的右上角、背面的左上角编上页号,图表和声像材料也应当在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
第十二条 行政执法档案的卷内材料应当制作目录。目录应当按规定的格式逐件填写,材料的题名不得更改和简化,没有题名的材料应当拟定题名,加“〔〕”;没有责任者和时间的材料应当考证清楚,填入有关项内;会议记录应当填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹应当工整。卷内文件目录应当放在卷首。对文件材料情况的说明,应当逐项填写在备考表内,并置于卷尾。
第十三条 行政执法档案的封皮,应当逐项按规定填写清楚。案卷题名应当简明、确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,文字简练;使用简称应当用通用简称,并用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹应当工整、清晰。有条件的,可以用电脑打印。
第十四条 行政执法档案卷内材料应当去掉金属物,破损的材料应当修补,文件幅面过小的应衬纸粘贴,文件幅面过大的应折叠整齐,字迹已扩散的应当复制并与原件一并立卷;案卷装订方法采取一孔一线棒的方式。
不能随文书装订立卷的证据,应放入证据袋中随卷归档,并在证据袋上和证据材料备考表中注明证据名称、数量、提取时间、地点、责任人、存放地点等内容。
第十五条 行政执法档案应当按照案卷的排列顺序编制卷号,在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号;案卷目录应当区别不同保管期限,分年度或混年编制目录号,在一个卷宗内不得出现重复的案卷目录号。
第四章 行政执法档案的保管
第十六条 档案保管应当加强防火、防盗、防尘、防光、防潮、防虫工作,以确保档案的安全,延长档案的使用年限;对已破损、霉变、褪色的档案应当及时采取修补、复制等措施。
第十七条 行政执法档案的保管期限分为永久、定期两种。
(一)属于有限自然资源开发利用、公共资源配置以及直接关系公共利益的特定行业,环境保护,直接关系公共安全、人身健康、生命财产安全等方面的行政许可、行政强制、行政处罚的,应当永久保管;
(二)属于企业或其他组织设立行政许可以及设立后的行政强制、行政处罚的,应当永久保管;
(三)属于行政确认、行政裁决、行政征收、行政给付、行政奖励、行政规划、行政合同的,应当永久保管;
(四)属于其他行政执法案件的,定期保管,保管期限为三十年和十年两种。
第十八条 属于永久、长期保管的行政执法档案,应当在归档十年后按有关规定向档案馆移交,并办理移交手续。
对同一事项的行政执法活动,由不同的行政执法单位分别实施的,所形成的行政执法档案应当向同一档案馆移交。
第十九条 行政执法单位应当成立档案鉴定小组,对定期保管和超过保管期限的档案,应当按照《山东省档案管理条例》有关规定,确定是否具有继续保存价值;对没有继续保存价值的,可按有关规定销毁。
销毁行政执法档案,应制作销毁清册,并由执行人和监销人签名或盖章。
第二十条 机构发生变动的行政执法单位,应当根据国家和省、市的有关规定,合理处置行政执法档案的归属与流向。
第五章 行政执法档案的利用
第二十一条 行政执法档案涉及秘密事项的,应当保密。对涉及国家秘密事项的,应当由行政执法单位依法确定密级,并按秘密载体保护规定加强管理;对非国家秘密但不宜公开的事项和个人隐私,应当限定知悉范围,不得公开;对不明确具体密级的,应按权限报上级业务主管部门或保密工作部门确定。
第二十二条 利用行政执法档案,应当按有关规定办理手续,填写《档案查阅登记簿》或《档案借阅登记簿》,利用结束后,应当及时归还档案。属于国家秘密的,应当按照保密法及国家有关规定办理。
第六章 行政执法档案的监督和管理
第二十三条 各级档案行政主管部门应当加强对行政执法档案的监督管理,定期对行政执法档案归档情况进行检查、指导。
第二十四条 建立行政执法案卷评查机制,各级政府法制工作机构应当会同档案行政主管部门定期开展行政执法案卷评查活动。对案卷归档及时、内容全面、符合要求的部门,应当予以表彰;对未按要求归档的部门,应当予以通报批评。
第二十五条 行政执法单位的行政执法档案管理工作,作为行政执法工作的内容之一,纳入依法行政专项考核当中。
第七章 法律责任
第二十六条 在行政执法档案收集、整理、保护中做出显著成绩的单位和个人,由政府或档案行政管理部门、行政执法单位给予奖励。
第二十七条 违反本办法的行政执法单位,由同级档案行政主管部门责令限期整改、通报批评或建议同级政府取消其评比先进的资格。对有关行政执法人员,由行政执法单位依照有关规定给予批评教育、离岗培训、调离执法岗位或取消执法资格等处理。
第二十八条 对因保管不善造成行政执法档案丢失、损毁、泄露国家秘密或伪造、编造、篡改行政执法档案的,由行政执法单位或有关部门依法给予负有责任的单位负责人和直接责任人行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第八章 附 则
第二十九条 本办法由威海市档案局和威海市政府法制办公室负责解释。
第三十条 本办法自2009年1月1日起施行。